Идоракунӣ ва роҳбарӣ: чӣ гуна гурӯҳро ба натиҷа расонем?

Вақте масъулияти гурӯҳро ба уҳда мегиред, кори шумо тағйир меёбад. Акнун натиҷа танҳо аз маҳорати шахсии шумо вобаста нест. Муҳим мешавад, ки дигарон вазифаро дуруст фаҳманд, воситаҳои заруриро дошта бошанд ва дар вақти мушкил бидонанд, ки ба кӣ муроҷиат кунанд.

Шояд шумо соҳибкори навкор ҳастед ва аввалин кормандонро ба кор гирифтаед. Ё мутахассиси ботаҷрибаед, ки ба наздикӣ роҳбари гурӯҳ таъин шудааст. Эҳтимол як лоиҳаи хурд, маркази таълимӣ ё гурӯҳи хизматрасониро ҳамоҳанг мекунед.

Дар ҳамаи ин ҳолатҳо саволи асосӣ чунин аст: чӣ гуна кори одамони гуногунро ба як натиҷаи муштарак равона кунем?

Идоракунӣ ва роҳбарӣ ба шумо барои ҷавоб додан ба ин савол кумак мекунанд. Дар ин мақола мефаҳмед, ки чӣ гуна ҳадафҳои равшан гузоред, вазифаҳоро тақсим кунед, пешрафтро назорат намоед ва муҳии боэътимод созед.

Идоракунӣкунӣ ва роҳбарӣ чӣ фарқ доранд?

Идоракунӣ ба ташкили кор вобаста аст: чӣ бояд анҷом шавад, кӣ масъул аст, кадом захираҳо лозиманд ва натиҷа кай омода мешавад.

Роҳбарӣ бештар ба муайян кардани самт, фаҳмондани маънои кор ва ҷалби одамон ба ҳадафи муштарак дахл дорад.

Дар кори ҳаррона барои ҳадафи муштарак |

Дар кори ҳаррванданд. Агар роҳбар самти ҷолиб пешниҳод кунад, вале масъулиятҳо норӯшан бошанд, иҷрои кор душвор мешавад. Агар ҳамаи вазифаҳо тақсим шуда бошанд, вале одамон аҳамияти онҳоро нафаҳманд, ташаббус метавонад кам шавад.

Масалан, роҳбари маркази таълимӣ метавонад ҳадафи беҳтар кардани таҷрибаи донишҷӯёнро гузорад. Қисми роҳбарӣ — фаҳмондани он аст, ки Қисми роҳбарӣ — фаҳмондани он аст, киоракунӣ — муайян кардани тартиби ҷамъоварии бозхӯрд, масъули баррасии он ва муҳлати ислоҳҳо мебошад.

Вазифаи асосии роҳбар чист?

Роҳбар барои фароҳам овардани шароите масъул аст, ки гурӯҳ тавонад кори заруриро бо сифати мувофиқ анҷом диҳад.

Ин масъулият чанд самти ба ҳам пайвастро дар бар мегирад:

• муайян кардани афзалиятҳо;
• равшан кардани вазифа ва масъулият;
• таъмин ё дархост кардани захираҳо;
• бартараф кардани монеаҳо;
• қабули қарорҳои зарурӣ;
• арзёбии натиҷа ва дастгирии рушди кормандон.

Роҳбар ҳамеша ҷавоби тайёр надорад. Баъзан вазифаи ӯ саволи дуруст додан, маълумоти парокандаро ҷамъ кардан ва ба гурӯҳ барои интихоби роҳи амал кумак расондан аст.

Агар ҳар масъала танҳо бо иштироки роҳбар ҳал шавад, ӯ метавонад ба монеаи пешрафти кор табдил ёбад. Аз ин рӯ, яке аз вазифаҳои муҳим сохтани тартибе мебошад, ки одамон дар доираи масъулияти худ мустақилона амал карда тавонанд.

Аз ҳадафи равшан оғоз кунед

Гурӯҳ бояд фаҳмад, ки натиҷаи хуб чӣ гуна ба назар мерасад. Ибораҳое чун «беҳтар кор кунед», «фурӯшро зиёд кунед» ё «хизматрасониро хуб намоед» самти умумӣ медиҳанд, аммо барои иҷро кофӣ нестанд.

Ҳадафи корӣ беҳтар аст ба панҷ савол ҷавоб диҳад:

1. Чӣ натиҷа лозим аст?
2. Барои чӣ он муҳим аст?
3. Кӣ барои он масъул мебошад?
4. То кай. иҷро шавад?
5. Иҷро шудани онро чӣ гуна месанҷем?

Масалан, ба ҷойи «Ба муштариён зудтар ҷавоб диҳед» чунин вазифа гузоштан мумкин аст:

Пас аз санҷидани сарборӣ ва имкониятҳои гурӯҳ, метавонед меъёри муносиби вақти ҷавобро низ муайян кунед.

Афзалиятҳоро маҳдуд нигоҳ доред

Агар ҳамаи вазифаҳо «фаврӣ» бошанд,ед

Агар ҳамаи вазифаҳо «фаврӣ» бошанд, Ин метавонад ба кори такрорӣ ё таъхири вазифаҳои муҳим оварда расонад.

Барои ҳар ҳафта чанд натиҷаи асосиро интихоб кунед. Ҳангоми илова шудани вазифаи нав равшан намоед, ки кадом кори пешина идома меёбад ва кадомаш ба вақти дигар гузаронда мешавад.

Ин қарор бояд ба сарбории воқеӣ такя кунад. Вақти корманд захираи маҳдуд аст ва ҳар вазифаи нав қисми онро мегирад.

Нақш ва масъулияти ҳар касро муайян кунед

Яке аз сабабҳои нофаҳмӣ дар гурӯҳ номуайян будани масъулият аст. Ду нафар гумон мекунанд, ки як корро бояд анҷом диҳанд, ё ҳар кас интизор мешавад, ки дигаре онро иҷро мекунад.

Барои вазифаҳои муҳим ин чор ҷиҳатро равшан кунед:

• Масъули иҷро: корро анҷом медиҳад.
• Қабулкунандаи натиҷа: месанҷад, ки талабот иҷро шудаанд.
• Машваратдиҳанда: маълумот ё таҷрибаи зарурӣ медиҳад.
• Шахси огоҳшаванда: медиҳад.
• Шахси огоҳшаванда: бояд аз натиҷа ё тағ як нафар метавонад чанд нақш дошта бошад. Муҳим он аст, ки мувофиқаҳо фаҳмо бошанд.

Масалан, барои омода кардани саҳифаи як курси нав:

Номи масъул ва муҳлатро дар ҷойе сабт кунед, ки барои иштирокчиён дастрас бошад. Ин метавонад ҷадвали одӣ ё воситаи идоракунии вазифаҳо бошад.

Вазифаҳоро чӣ гуна дуруст вогузор кунем?

Вогузории вазифа маънои супоридани кор бо натиҷаи интизоршаванда, ваколати мувофиқ ва дастгирии заруриро дорад.

Пеш аз супоридани вазифа омодагии кормандро арзёбӣ кунед. Шахсе, ки ин корро бори аввал мекунад, метавонад ба намуна ва шарҳи бештар ниёз дошта бошад. Мутахассиси ботаҷриба одатан ба озодии бештар дар интихоби усули иҷро ниёз дорад.

Панҷ ҷузъи супориши фаҳмо

Натиҷа. Чӣ бояд омода шавад?

Меъёри сифат. Кадом талабот бояд иҷро гарданд?

Муҳлат. Кай натиҷа ё марҳилаи аввал лозим аст?

Ваколат. Корманд кадом қарорҳоро мустақилона гирифта метавонад?

Дастгирӣ. Барои савол ё мушкил ба кӣ муроҷиат мекунад?

Масалан:

Дар ин супориш натиҷа, муҳлат, маҳдудият ва доираи амал маълуманд.

Нуқтаҳои санҷишро пешакӣ мувофиқа кунед

Барои кори калон санҷиши кӯтоҳи марҳилавӣ муфид аст. Он имкон медиҳад, ки нофаҳмӣ барвақт муайян шавад.

Вале санҷиши аз ҳад зиёд метавонад кори кормандро қатъ кунад. Басомади назоратро ба мураккабии вазифа, таҷрибаи шахс ва оқибати хатои эҳтимолӣ мутобиқ намоед.

Муоширати роҳбар бояд равшан ва пайваста бошад

Гурӯҳ барои кор ба маълумоти саривақтӣ ниёз дорад. Вақте қарорҳо тағйир меёбанд, вале сабаби онҳо гуфта намешавад, одамон маҷбур мешаванд маънои тағйиротро тахмин кунанд.

Ҳангоми инондани қарор ин се чизро шарҳ диҳед:

1. Чӣ тағйир ёфт?
2. Чаро тағйир ёфт?
3. Барои кори ҳар кас чӣ таъсир дорад?

Масалан:

Агар қисми маълумот ҳанӯз номуайян бошад, ҳаминро бигӯед ва вақти навсозии минбаъдаро муайян намоед.

Фаҳмишро санҷед

Саволи «Ҳама фаҳмиданд?» на ҳамеша нофаҳмиро ошкор мекунад. Беҳтар аст пурсед:

Ҷаласаҳои кориро бо натиҷаи мушаххас анҷом диҳед

Пеш аз даъват кардани ҷаласа муайян кунед, ки дар охири он чӣ бояд ба даст ояд: қарор, нақша, ҳалли мушкил ё мувофиқа.

Агар мақсад танҳо расондани маълумот бошад, баъзан паёми хаттӣ кофӣ аст.

Барои ҷаласаи корӣ чунин тартиб истифода бурдан мумкин аст:

• мақсад ва мавзӯъҳоро пешакӣ фиристед;
• танҳо шахсони заруриро даъват кунед;
• маълумоти асосиро омода намоед;
• баҳсро ба масъалаи муайяншуда пайваст нигоҳ доред;
• қарорҳо, масъулон ва муҳлатҳоро сабт кунед.

Ҷаласа набояд бо ҷумлаи «Пас, ҳамин тавр мекунем» анҷом ёбад, агар маънои он барои ҳар кас гуногун бошад. Дар охир мувофиқаҳоро кӯтоҳ такрор кунед.

Масалан: «Мадина матнро то сешанбе омода мекунад, Фарид рӯзи чоршанбе онро дар сомона ҷойгир менамояд ва санҷиши ниҳоӣ рӯзи панҷшанбе мегузарад».

Бозхӯрдро чӣ гуна пешниҳод кунем?

Бозхӯрд ба корманд нишон медиҳад, ки кадом қисми кораш ба талабот мувофиқ аст ва кадом қисм ба ислоҳ ниёз дорад.

Бозхӯрди муфид ба ҳолати мушаххас ва рафтори мушоҳидашаванда такя мекунад. Ба ҷойи баҳогузорӣ ба шахс, амал ва таъсири онро шарҳ диҳед.

Ба ҷойи:

Бигӯед:

Сипас назари кормандро пурсед. Шояд маълумот дер расидааст ё тартиби кор норӯшан будааст. Сабабро пеш аз интихоби чора муайян кунед.

Кори хубро низ мушаххас эътироф кунед

Ибораи «Офарин» метавонад хушоянд бошад, аммо шарҳи мушаххас арзиши бештар дорад:

Ҳамин тавр корманд мефаҳмад, ки кадом рафторро бояд идома диҳад.

Масъалаҳои ҳассоси иҷрои корро беҳтар аст дар суҳбати хусусӣ баррасӣ кунед. Барои эътирофи оммавии дастовардҳо низ афзалияти худи шахсро ба назар гиред.

Ҳавасмандкунии кормандон аз фаҳмидани ниёзҳои онҳо оғоз мешавад

Одамон метавонанд аз ҷиҳатҳои гуногуни кор нерӯ гиранд: даромади муносиб, устуворӣ, омӯзиш, мустақилият, муносибати одилона ё имкони иҷрои кори пурмаъно.

Роҳбар набояд тахмин кунад, ки як усул барои ҳама мувофиқ аст. Суҳбатҳои инфиродӣ барои фаҳмидани ин фарқиятҳо кумак мекунанд.

Саволҳои муфид:

• Кадом қисми кор бароятон ҷолибтар аст?
• Дар кадом вазифа мехоҳед таҷрибаи бештар гиред?
• Чӣ чиз иҷрои корро душвор мекунад?
• Барои кори беҳтар чӣ дастгирӣ лозим аст?

Ҳавасмандкунӣ бо суханони рӯҳбаландкунанда маҳдуд намешавад. Агар вазифаҳо доимо норавшан бошанд ё сарборӣ аз имконият зиёд бошад, аввал бояд ин мушкилҳо баррасӣ шаванд.

Ҳангоми додани ваъда дар бораи омӯзиш, вазифаи нав ё шароити кор имкони иҷрои онро санҷед. Мувофиқати сухан ва амал барои эътимод муҳим аст.

Барои қабули қарор тартиби фаҳмо созед

На ҳар қарор ба ҷаласаи умумӣ ниёз дорад. Пешакӣ муайян кунед, ки кадом қарорро корманд, кадомашро роҳбар ва кадомашро гурӯҳ қабул мекунад.

Барои масъалаҳои муҳим чунин пайдарпайӣ муфид аст:

1. Масъаларо дақиқ нависед.
2. Маълумоти мавҷуд ва маълумоти намерасидаро ҷудо кунед.
3. Роҳҳои имконпазирро муайян намоед.
4. Онҳоро бо меъёрҳои мувофиқ муқоиса кунед.
5. Қарор ва масъули иҷрои онро сабт намоед.
6. Вақти баррасии натиҷаро муайян кунед.

Масалан, ҳангоми интихоби воситаи идоракунии вазифаҳо метавонед осонии истифода, хароҷот, дастрасӣ ва талаботи гурӯҳро муқоиса намоед.

Барои қароре, ки ба осонӣ тағйир додан мумкин аст, санҷиши маҳдуд метавонад муфид бошад. Қароре, ки хароҷоти калон ё оқибати ҷиддӣ дорад, ба маълумот ва баррасии бештар ниёз дорад.

Агар маълумоти кофӣ надошта бошед, фарзияҳои худро равшан сабт кунед. Ин баъдтар фаҳмидани сабаби натиҷаро осон мекунад.

Ихтилофи назарро чӣ гуна идора кунем?

Ихтилофи назар дар гурӯҳ метавонад аз фарқияти таҷриба, афзалият ё маълумот пайдо шавад. Вазифаи роҳбар фаҳмидани масъала ва барқарор кардани ҳамкории корӣ аст.

Пеш аз пешниҳод кардани роҳи ҳал ҳар ду тарафро бишнавед. Аз онҳо хоҳиш кунед, ки ҳолатҳои мушаххас ва таъсири онҳоро шарҳ диҳанд.

Масалан, агар як корманд гӯяд «Ӯ ҳамеша корамро дер мекунад», пурсед:

Баъзан масъала ба шахсият вобаста нест. Тартиби супоридани кор, масъулият ё афзалиятҳо норӯшананд.

Барои ҳалли масъала:

• далелҳоро аз тахмин ҷудо кунед;
• ҳадафи муштаракро муайян намоед;
• тартиби ҳамкории навро мувофиқа кунед;
• масъулият ва муҳлатро сабт намоед;
• баъдтар иҷрои мувофиқаро санҷед.

Агар масъала таҳқир, таъқиб ё табъизро дар бар гирад, онро танҳо ҳамчун ихтилофи назар баррасӣ накунед. Тартиби дахлдори ташкилот ва талаботи қонунгузориро ба назар гирифтан зарур аст.

Эътимодро дар гурӯҳ чӣ гуна тақвият диҳем?

Эътимод аз таҷрибаи ҳаррӯзаи ҳамкорӣ ташаккул меёбад. Кормандон мебинанд, ки роҳбар ба ваъдаҳояш чӣ гуна муносибат мекунад, ҳангоми хато чӣ вокуниш нишон медиҳад ва қарорҳоро бо кадом меъёр мегирад.

Барои тақвияти эътимод:

• мувофиқаҳоро иҷро кунед ё тағйиротро барвақт шарҳ диҳед;
• хатоҳои худро эътироф намоед;
• барои вазифаҳои монанд меъёрҳои фаҳмо истифода баред;
• маълумоти шахсии кормандонро эҳтиёткорона нигоҳ доред;
• пеш аз хулоса баровардан савол диҳед;
• барои расондани хабари мушкил шахсро худкор гунаҳкор накунед.

Ҳамзамон талабот бояд равшан боқӣ монад. Муҳити боэътимод имкон медиҳад, ки хатоҳо ва мушкилҳо барвақт гуфта шаванд ва барои ислоҳи онҳо масъулият гирифта шавад.

Натиҷаи гурӯҳро бо кадом нишондиҳандаҳо арзёбӣ кунем?

Нишондиҳанда бояд ба ҳадафи кор вобаста бошад. Шумораи вазифаҳои анҷомшуда танҳо як қисми тасвирро нишон медиҳад.

Масалан, гурӯҳи дастгирӣ метавонад паёмҳои зиёдро зуд ҷавоб диҳад, вале агар муштариён барои ҳамон масъала такроран муроҷиат кунанд, сифати ҳалли масъала низ бояд баррасӣ шавад.

Теъдоди ками нишондиҳандаҳои муҳимро интихоб кунед. Онҳоро бо гурӯҳ шарҳ диҳед, то одамон донанд, ки натиҷа чӣ гуна арзёбӣ мешавад.

Рақамҳоро дар заминаи воқеии кор тафсир кунед. Тағйири ҳаҷми дархостҳо, мураккабии вазифаҳо ё дастрасии захираҳо метавонад ба натиҷа таъсир расонад.

Хатогиҳои маъмули роҳбарони навкор

Ҳама корро шахсан анҷом додан

Роҳ ки худаш корро зуд, ки худаш корро зудтар анҷом медиҳад. Аммо агар вазифаҳо ҳамеша ба ӯ баргарданд, гурӯҳ имкони омӯзиш ва мустақилиятро камтар мегирад.

Барои вазифаҳои такрорӣ дастури кӯтоҳ, намуна ва вақти саволу ҷавоб омода кунед.

Назорат кардани ҳар қадам

Назорати аз ҳад зиёд метавонад вақти роҳбару кормандро сарф кунад. Натиҷа, меъёри сифат ва нуқтаҳои санҷишро мувофиқа намоед. Ҷузъиёти назоратро ба вазъият мутобиқ кунед.

Таъхир кардани суҳбатҳои душвор

Агар мушкили такрорӣ баррасӣ нашавад, таъсири он метавонад ба дигарон гузарад. Суҳбатро бо далел, эҳтиром ва интизории равшан баргузор кунед.

Тағйир додани афзалиятҳо бе шарҳ

Вақте вазифаи нав илова мешавад, таъсири онро ба нақшаи пешина муайян намоед. Корманд набояд худаш тахмин кунад, ки кадом муҳлат дигар аҳамият надорад.

Муқоиса кардани кормандон бе ба назар гирифтани шароит

Вазифаҳо, таҷриба ва захираҳои одамон метавонанд фарқ кунанд. Барои арзёбӣ талаботи нақш ва натиҷаи воқеиро истифода баред.

Нақшаи 30-рӯза барои рушди малакаҳои роҳбарӣ

Ин нақша барои роҳбари нав ё шахсе мувофиқ аст, ки мехоҳад тартиби кори гурӯҳро беҳтар кунад. Онро ба ҳаҷм ва хусусияти кори худ мутобиқ намоед.

Ҳафтаи аввал: вазъиятро омӯзед

Бо аъзои гурӯҳ суҳбат кунед ва раванди корро мушоҳида намоед.

Муайян кунед:

• кадом натиҷаҳо муҳиманд;
• вазифаҳо чӣ гуна тақсим мешаванд;
• дар куҷо таъхир ё нофаҳмӣ пайдо мешавад;
• кадом тартибҳо аллакай хуб кор мекунанд.

Дар охири ҳафта рӯйхати кӯтоҳи масъалаҳо ва далелҳои онҳоро омода кунед.

Ҳафтаи дуюм: масъулиятҳоро равшан намоед

Як раванди муҳимро интихоб кунед. Барои он натиҷа, масъул, муҳлат ва тартиби қабули корро муайян намоед.

Мувофиқаҳоро бо гурӯҳ баррасӣ кунед. Аз онҳо пурсед, ки барои иҷро кадом маълумот ё восита намерасад.

Ҳафтаи сеюм: як беҳбудиро санҷед

Масалан, метавонед тартиби супоридани вазифа, ҷаласаи кӯтоҳи ҳамоҳангсозӣ ё санҷиши пеш аз фиристодани ҳисоботро ҷорӣ кунед.

Пешакӣ муайян намоед, ки беҳбудиро чӣ гуна месанҷед. Он метавонад кам шудани кори такрорӣ ё равшантар шудани масъулият бошад.

Ҳафтаи чорум: натиҷаро баррасӣ кунед

Бо гурӯҳ муайян намоед:

• чӣ беҳтар шуд;
• кадом мушкил боқӣ монд;
• кадом тартиб вақти зиёдатӣ гирифт;
• чиро бояд идома дод ё ислоҳ кард.

Дар асоси ин баррасӣ барои моҳи оянда як ё ду ҳадафи амалӣ интихоб кунед.

Саволҳои маъмул дар бораи идоракунӣ ва роҳбарӣ

Оё барои роҳбар шудан ҳатман вазифаи расмӣ лозим аст?

Баъзе малакаҳои роҳбариро бе мансаби расмӣ низ машқ кардан мумкин аст: ҳамоҳанг кардани лоиҳа, фаҳмондани ҳадаф ё кумак ба ҳалли масъала. Аммо қарорҳои вобаста ба кормандон, буҷа ва афзалиятҳои ташкилот бояд дар доираи ваколати муайян қабул шаванд.

Роҳбари навкор аввал ба чӣ диққат диҳад?

Аввал ҳадафҳои гурӯҳ, масъулиятҳо ва мушкилҳои асосии иҷрои корро фаҳмад. Пеш аз тағйир додани тартибҳо донистани сабаби мавҷудияти онҳо муфид аст.

Чӣ гуна бо корманди ботаҷрибатар аз худ кор кунем?

Талаботи натиҷа ва доираи масъулиятро равшан кунед, аз таҷрибаи ӯ истифода баред ва барои қарорҳои касбии мувофиқ фазо диҳед. Роҳбар барои ҳамоҳангсозӣ ва натиҷаи умумӣ масъул аст, ҳатто агар дар баъзе ҷузъиёти техникӣ корманд дониши бештар дошта бошад.

Агар корманд вазифаро иҷро накунад, чӣ кор кунем?

Аввал муайян кунед, ки вазифа фаҳмо буд ё не, вақт ва воситаҳо кофӣ буданд ё не ва шахс маҳорати зарурӣ дошт ё не. Сипас қадами ислоҳ, дастгирӣ ва муҳлати навро мувофиқа намоед. Ҳолатҳои такрориро тибқи тартиби ташкилот баррасӣ кунед.

Барои гурӯҳи хурд воситаи мураккаби идоракунӣ лозим аст?

На ҳамеша. Ҷадвали одӣ низ метавонад кофӣ бошад, агар вазифа, масъул, муҳлат ва вазъи иҷро дар он равшан бошанд. Воситаро аз рӯйи ниёзи воқеии гурӯҳ интихоб кунед.

Чӣ гуна фаҳмем, ки малакаҳои роҳбарии мо беҳтар шудаанд?

Ба тағйироти мушаххас нигоҳ кунед: вазифаҳо равшантар шудаанд, мушкилҳо барвақт гуфта мешаванд, кормандон бештар мустақилона кор мекунанд ва натиҷаҳо ба талабот наздиктаранд. Бозхӯрди гурӯҳро низ мунтазам ҷамъ намоед.

Барои оғози амалӣ як вазифаи ҳамин ҳафтаро интихоб кунед. Натиҷаи интизоршаванда, масъул, муҳлат ва меъёри қабулро дар чанд ҷумла нависед. Онро бо иҷрокунанда мувофиқа кунед ва пас аз анҷом баррасӣ намоед, ки кадом қисми супориш фаҳмо буд ва кадомаш ба шарҳи бештар ниёз дошт.